Você sabia que não precisa armazenar alguns documentos para sempre? Certamente, se você quiser manter todos os papéis relacionados a sua empresa, você pode fazer isso sem problema. Porém, com o passar dos anos, esse acúmulo pode se tornar inviável e pode até ser prejudicial para o seu negócio. A Rent A Box se preocupa com o sucesso da sua empresa, e para te ajudar a arquivar documentos de forma organizada, preparamos este artigo. Confira esse texto e saiba qual prazo certo para guardar documentos.
Conheça o prazo de guardar seus documentos
O primeiro passo para manter arquivos organizados é saber quando os documentos expiram e é seguro descartá-los. Confira abaixo alguns dos principais documentos que sua empresa deve armazenar durante alguns anos:
Documentos sobre a posição dos funcionários na empresa
Documentos como Termo de rescisão de contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio devem ser mantidos por 2 anos.
Caged
O Cadastro Geral de empregados e desempregados deve ser arquivado durante 3 anos.
Documentos específico sobre os funcionários
Confira abaixo a lista de documentos que devem ser armazenados por 5 anos:
- Atestados médicos e vale-transporte;
- Guias de recolhimento e relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa;
- Acordo de Compensação e de prorrogação de horas;
- Autorizações de descontos não previsto na legislação;
- Arquivos de eleições da CIPA e mapa de acidentes do trabalho;
- Recibos de pagamento.
Arquivos que duram 10 anos ou mais
Devem ser guardados todo e qualquer documento relacionado ao INSS, FGTS e à Receita Federal, Salário Educação, Contratos de trabalho e RAIS.
É realmente necessário arquivar todos esses documentos?
Sim! Para a segurança dos seus funcionários e do seu negócio, é de extrema importância que você tenha acesso às principais informações de sua empresa. Isso facilitará a ação da companhia em casos de processos trabalhistas ou confrontos sobre obrigações legais. Além disso, arquivar documentos pode ser essencial ao realizar mudanças no seu negócio, pois você poderá avaliar dados de épocas distintas.
Onde armazenar esses documentos?
Assim como você pode armazenar objetos em Guarda-móveis ou produtos e Self Storages, também é possível arquivar documentos em espaços seguros. O serviço que oferece esse armazenamento se chama Guarda Documentos, e é conhecido por ser seguro e privado. A Rent A Box oferece esse serviço de forma eficiente, uma vez que você só precisa informar a quantidade de arquivos e armazenará. Depois disso, a empresa encontrará o espaço adequado para o seus arquivos e você terá acesso único e irrestrito a esses documentos.
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