Para cumprir a agenda típica de uma rotina corrida, você não pode perder tempo em busca de arquivos importantes, eles precisam ser inteiramente de fácil acesso. Em casos assim, a melhor opção para controle do seu arquivo é um guarda móveis.
Ao proporcionar uma estrutura melhor em relação ao espaço físico, você também estrutura o modo de classificação dos documentos e a organização deles. Pode ter certeza que o seu trabalho também vai ficar muito mais estruturado.
Interessado? Então acompanhe os tópicos abaixo!
Entenda o que acontece na gestão de arquivos em guarda móveis
O guarda móveis, também conhecido como self storage ou guarda arquivos, é a alternativa mais eficaz para quem precisa de espaço extra. Eles funcionam através do aluguel de um espaço de armazenamento para você guardar aquilo que não cabe mais no espaço regular.
Atualmente esse conceito se ampliou. Além de armazenar, você pode utilizar o novo espaço para visualizar melhor seus itens. Muitas empresas, escritórios e pessoas que trabalham com uma grande quantidade de papelada, utilizam o espaço para organizar seu material.
Então, a gestão de arquivos em guarda móveis acontece por meio do planejamento, execução e acompanhamento do armazenamento dos seus documentos de maneira otimizada.
Mas como será que você pode organizar tudo nesse espaço? É o que você vai ser a seguir!
4 ideias para melhorar o controle do seu arquivo
Nomeie os arquivos de forma curta e padronizada
Imagina procurar no self storage um arquivo que você nem lembra o nome? Como o lema é não perder tempo, então separe os seus arquivos nomeando-os com termos curtos e que sigam o mesmo padrão para todos.
Divida tudo em categorias
As categorias ajudam a identificar os itens. Para te ajudar, separe tudo em classes, como: data, assunto, origem, departamento, clientes, processos concluídos, iniciando ou em andamento, e assim por diante.
Escolha o material de armazenamento
Sempre opte por materiais que facilitem a procura e a conservação dos arquivos, por exemplo, pastas transparentes, caixas etiquetadas e etc. E não se esqueça que grampos, bem como clipes podem oxidar e danificar os seus documentos.
Coloque etiquetas em tudo
Essa é uma das principais técnicas de organização em guarda móveis. Se elas forem coloridas então, mesmo de longe você já consegue fazer a relação do que tem dentro das pastas e caixas.
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