Não importa o tamanho da empresa, o setor de Recursos Humanos deve ser sempre bem organizado. Como esta parte da empresa lida com os documentos dos funcionários, é importante que haja maneiras de encontrar qualquer arquivo rapidamente. Apesar de existirem cursos sobre Gestão de Documentos, eles nem sempre são acessíveis e dificilmente guiam a empresa para soluções simples. Este artigo preparado pela a Rent A Box vai te ajudar a colocar em prática métodos simples para arquivar documentos de funcionários com segurança.
Para arquivar todos os documentos da sua empresa com segurança, conte com um local feito para isso
Pode parecer estranho guardar documentos de forma empresa em um mundo tão tecnológico como o de hoje. Porém, arquivos empresariais são extremamente valiosos e não podem ser corrompidos ou perdidos devido ao mau funcionamento de máquinas, como apagões e vírus. Por isso, invista em um Guarda Documentos, que manterá seus papéis seguros, livres de umidade, organizados e longe de qualquer risco. Se os arquivos do seu negócio forem extensos e ocuparem diversas prateleiras, você também pode optar pela opção de Self Storage. Esse serviço garante um espaço maior e mais confortável para suas propriedades.
Tenha acesso a documentos online
Os documentos em papel são uma forma de segurança, mas eles realmente não são a forma mais efetiva de acessá-los. Então, crie um sistema central na sua empresa, para que o RH consiga buscar rapidamente por qualquer documento (que tenha sido digitalizado) relacionado aos funcionários.
Monte uma planilha com o tempo que cada documento deve ser armazenado
Você sabia que não é preciso guardar todos os documentos da sua empresa necessariamente? Alguns papéis possuem uma data de validade e podem ser descartados após alguns anos, confira abaixo:
- Termo de rescisão de contrato de trabalho e Pedido de demissão: 2 anos;
- Caged: 3 anos;
- Recibos de pagamento: 5 anos;
- Documentos relacionados ao INSS: 10 anos;
- FGTS: 30 anos.
Aposte em um programa de nuvem
Outra forma de arquivar documentos e investir em um programa de nuvem. Com ele você consegue adicionar e retirar documentos sem maiores problemas e também é possível ordená-los em categorias. Além de ser fácil de usar, a nuvem também é bastante segura e pode ser protegida com senhas diferentes para cada tipo de documento.
Viu como é simples arquivar os documentos dos seus funcionários? Tudo o que você precisa é de 2 métodos de organização:
- Um sistema online para fácil acesso;
- Um sistema impresso para segurança.
A Rent A Box oferece diversos serviços, como o Guarda-moveis, para conservar em segurança qualquer tipo de documento, mercadoria e móvel relacionado ao seu negócio. Aposte na otimização da sua empresa com o armazenamento adequado.
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