Toda empresa tem arquivos que são indispensáveis para a realização das atividades: registros, alvarás, contratos, comprovantes de pagamento, entre uma série de outros documentos.
É preciso, assim, garantir a disponibilidade desses papéis, para que seja possível acessar sempre que necessário.
Para isso, um dos pontos que merece atenção é a conservação de documentos. Esse cuidado é essencial para evitar a deterioração precoce do papel e fazer com que seu arquivo dure por mais tempo. Confira, nesse artigo que preparamos algumas dicas com cuidados documentos:
Armazenamento em local adequado
O local de armazenamento do arquivo faz uma significativa diferença no processo de conservação de documentos valiosos do negócio. Afinal, um ambiente inadequado pode fazer com que o papel se degrade rapidamente. Sendo assim, os seguintes itens merecem atenção especial:
- necessidade de boa ventilação;
- umidade deve estar sempre inferior a 65% e acima de 15%;
- distância segura entre os arquivos e a parede, caso a guarda seja feita em prateleiras ou estantes.
- temperatura adequada (sempre abaixo de 23°C);
Higienização frequente do local
Como a poeira é um dos maiores causadores de deterioração dos papéis, a limpeza é outra prática importante. Na conservação de documentos deve-se limpar estantes, armários e pastas com regularidade. Para tanto, use espanadores ou panos secos. A frequência mínima indicada para este cuidado é a cada três meses.
O manuseio dos itens mais antigos pede atenção. As mãos devem estar limpas – e sem cremes, que podem reagir com o papel. Não é necessário usar luvas, exceto para lidar com registros de fotos e negativos. Por mais óbvio que seja, é importante lembrar que alimentos não podem entrar sob hipótese nenhuma no local de armazenamento.
A higienização do local interfere consideravelmente na conservação dos documentos armazenados na empresa. Afinal, poeira, umidade e infiltrações, por exemplo, podem causar prejuízos significativos. Para a higienização, é preciso ter em mente alguns detalhes, como:
- limpar todas as pastas, estantes e prateleiras frequentemente;
- utilizar produtos adequados para higienização de arquivos ou um pano seco;
- ao manusear o arquivo, estar com as mãos limpas;
- no caso de documentos importantes e que estejam apenas em versão física, pode-se exigir o uso de luvas ao manuseá-los;
- deve ser terminantemente proibido o consumo de alimentos no local de armazenamento dos documentos.
Tipos de embalagens para conservação de documentos
Os papéis não devem ficar soltos – o que poderia até mesmo facilitar os extravios. Apesar desta recomendação, não fixe as folhas com clipes e grampos. Existe uma chance de que estes materiais enferrujem, deixando então, marcas nos seus documentos. Este é um problema que se resolve com o acondicionamento correto.
Assim, entre as dicas para conservar os documentos da sua empresa por mais tempo, incluímos a utilização de embalagens plásticas. Estas devem ser reunidas em itens como pastas catálogo, porque assim estarão mais protegidas. Outros invólucros ainda podem ser experimentados, como envelopes, capas e caixas.
Digitalização para conservação de documentos
Por fim, é altamente recomendável digitalizar o seu acervo. Embora não elimine a necessidade de guardar alguns arquivos físicos, há maior segurança no processo de gestão documental. Apenas deste modo é possível garantir que a empresa vai recuperar os documentos a qualquer momento. Portanto, em caso de dano aos originais, a digitalização é uma salvaguarda.
Organização e hierarquização dos documentos
Outra forma de garantir uma boa gestão de documentos na sua empresa é ter uma hierarquização, mas também uma organização bem-feita. Afinal, quanto menos se mexer no arquivo, menos problemas ele poderá gerar nos arquivos.
Assim, organize o espaço para facilitar o acesso dos documentos que as pessoas mais usam. Você verá como isso será interessante para obter melhores resultados.
Evitar uso de itens que estragam os documentos
É muito comum, por exemplo, que pessoas leigas com relação à conservação de documentos utilizem itens como grampos, clipes e embalagens para armazenamento de papéis soltos. É importante mencionar que itens de metal enferrujam e podem danificar os papéis.
Assim, para garantir maior funcionalidade no seu arquivo, é fundamental tomar alguns cuidados. Tais como:
- utilizar pastas e envelopes para os documentos;
- usar pastas suspensas para separar os diferentes tipos de documentos e, assim, não precisar de grampeadores ou clipes;
- armazenar os documentos em caixas, garantindo uma organização impecável.
São diversos cuidados que você pode tomar para conservar os documentos. Contudo, aplicá-los evita problemas e garante um armazenamento seguro para sua empresa. Uma alternativa interessante e que vem sendo bastante utilizada é o self storage.
Agora que você já sabe como otimizar o espaço da sua empresa com o Self Storage, então aproveite e solicite já um orçamento na Rentabox para contar desde já com essa modalidade a serviço da sua empresa!
